Alla reikninga til Reykjavíkurborgar skal senda með rafrænum hætti í gegnum skeytamiðlara og skulu þeir fylgi tækniforskriftum frá Staðlaráði Íslands. Forskriftirnar má nálgast á vefsíðu Staðlaráðs.

Ef bókhalds og sölukerfi eru ekki tengd við skeytamiðlara má skrá reikning handvirkt, senda reikning á Reykjavíkurborg

Reikningar skulu ekki sendir á pappír samhliða rafrænum reikningum.

Sendingarmáti

Þjónustuaðilar fjárhagskerfa og skeytamiðlarar veita ráðgjöf um miðlun rafrænna reikninga.

Reykjavíkurborg er með samning við eftirfarandi skeytamiðlara. 

Mælt er með að sölureikningar eigi uppruna sinn í sölukerfi sem sendir reikninga rafrænt.

Aðrir aðilar s.s. Payday.is, Regla.is og Konto.is bjóða upp á einfaldar leiðir til að senda reikninga rafrænt á Reykjavíkurborg sbr. leiðbeiningar frá Kontó.

Innihald reikninga

Reikninga skal stíla á kennitölu og nafn sjóðs/fyrirtækis auk þess sem nafn kostnaðarstaðar/deildar skal koma fram á reikningi með skýrum hætti. Eftirtaldar kennitölur eru gildar:

  • Reykjavíkurborg-Aðalsjóður kt. 530269-7609 (ITR, SFS-Skóla og frístundasvið, VEL-Velferðasvið,  MOF-Menningar og ferðamálasvið, USK-Umhverfis og skipulagssvið (rekstur), Bílastæðasjóður og Miðlæg stjórnsýsla)

  • Eignasjóður kt. 570480-0149 (Gamla Framkvæmdasvið og sá hluti Umhverfis og samgöngusviðs, sem sér um viðhald eigna)

Fram skal koma á reikningi sundurliðun á vöru og/eða þjónustu, magn, eining og einingarverð ásamt öðrum lögbundum upplýsingum á reikningi. 

Einnig þarf að gera ráð fyrir viðbótarupplýsingum sbr. eftirtaldar tilvísanir:

  • Númer kostnaðarstaðar / deildar (ef uppgefið af kaupanda)
  • Númer á undirritaðri beiðni (ef framvísað af kaupanda)
  • Verknúmer og verkbeiðni vegna framkvæmda (ef uppgefið af kaupanda)
  • Nafn eða kennitala þess sem pantar (ef uppgefið af kaupanda)

Verð seljanda skal innifela allan kostnað sem fellur til. Ekki skulu koma fram á reikningi gjöld sem ekki tengjast seldri vöru eða þjónustu, s.s. seðil- eða þjónustugjöld.

Mælt er með að birgjar noti UNSPSC vöruflokkunarstaðal og láti UNSPSC  númer vöru fylgja með rafrænu skeyti.  Nánari uppl. um staðalinn er á heimsíðu GS1.is

Óskað er eftir að viðbótar upplýsingar, s.s. beiðnir, tíma- og verkskýrslur og önnur mikilvæg gögn séu send sem viðhengi á pdf formi með rafrænum reikningum. Fylgigögn eru þá vistuð í fjárhagskerfi borgarinnar með viðkomandi reikningi. Linkur (URL) í rafrænum reikningi sem vísar á fylgiskjal er ekki fullnægjandi afhending slíkra skjala.

Nánari útfærsla viðskiptaferla

Við innleiðingu á rafrænum reikningum þarf að vanda vel uppsetningu og gæta þess að farið er eftir stöðlum.  Í sumum tilvikum verða breytingar á verkferlum sem snúa að meðferð innkaupa beiðna og kvittun fyrir afhendingu.   

Afhendingarseðill eða afrit reiknings, skal fylgja hverri afgreiðslu sem vörumóttakandi kvittar á eftir talningu og staðfestingu á afhentu magni. 

A) Viðskiptareikningur 

Algengast er að stofnanir borgarinnar séu í reikningsviðskiptum við sína birgja en þetta fer þó eftir umfangi viðskipta, verkferlum og viðskiptakerfum aðila.  Æskilegt er að hver borgarstofnun sé með sitt viðskiptanúmer í sölukerfi birgja og mælst er til að í burðarlagi í stofnspjaldi viðskiptavinar, sé sett GLN kennitala viðkomandi stofnunar.  

Listi yfir helstu stofnanir borgarinnar og GLN kennitölur þeirra.

Með réttri uppsetningu og notkun á GLN kennitölum er tryggð sjálfvirk og rétt bókun og afgreiðsla reikninga.  

GLN kennitalan á að vera undir AccountingCustomerParty/Party/PartyIdentification/ID

Dæmi, reikningur á Sæmundarskóla sem er með GLN kt. 5699112303014 er auðkenndur svona í xml skeyti.  

  <cac:AccountingCustomerParty>

    <cac:Party>

      <cac:PartyIdentification>

        <cbc:ID schemeID="0088">5699112303014</cbc:ID>

* 0088 er kodi fyrir EAN númer og einnig notaður sem kodi fyrir GLN kennitölu.

Þar sem reikningsviðskipti eru viðhöfð eru eftirtaldar leiðir í boði.

  • Útfyllt beiðni: Beiðni þarf að framvísa vegna tilfallandi úttekta í verslunum. Er beiðnin trygging fyrir greiðslu og sýnir réttmæti og rekjanleika úttektar.  Þar sem beiðni er framvísað þarf að setja númer hennar á rafrænan reikning og þarf beiðnin sjálf þá ekki nauðsynlega að fylgja reikningnum en seljandi heldur sínu afriti.
  • Reglubundin viðskipti án beiðna: Þegar um reglubundin viðskipti er að ræða og þar sem góð viðskiptatengsl hafa skapast sem byggja á þekkingu og trausti er ekki farið fram á beiðni. Koma þarf fram hver pantar eða tekur út og hvaða stofnun/deild.  
  • Viðskiptakort: Nokkrir birgjar hafa gefið út viðskiptakort fyrir stofnanir, sem greitt er með inn á viðskiptareikning.  Þessi kort tryggja réttmæti úttektar og að úttekt fari á réttan viðskiptareikning.    

Birgjar hafa val um eftirfarandi:

  • Setja hverja úttekt á viðskiptareikning og gefa út afhendingarseðla með sendingum. Gefa síðan út reikning í lok mánaðar.
  • Gefa út reikning fyrir hverri afhendingu. Mögulega má senda viðskiptayfirlit í lok mánaðar ef ástæða þykir til.

Reykjavíkurborg tekur enga ábyrgð á ólögmætum vöruúttektum.  Mælt er með að seljendur láti alltaf kvitta fyrir vörumóttöku með greinilegri undirskrift starfmanns borgarinnar.  

B) Reikningur greiddur með greiðslukorti / Innkaupakorti

Nokkur fjöldi innkaupaaðila hjá Reykjavíkurborg eru með sérstök innkaupakort sem eru greiðslukort, ætluð til að nota hjá þeim sem ekki bjóða upp á úttektir í viðskiptareikning. Þegar greitt er með innkaupakortum skal seljandi annað hvort:

  • Afhenda kaupanda útprentað frumrit reiknings og ekki senda hann rafrænt.

  • Afhenda kaupanda kvittun og senda rafrænan reikning á borgina með skýrum uppl. um að reikningur hafi verið staðgreiddur og þarf þá að koma fram á reikningi síðustu 5 stafir á greiðslukorti.

Gott er að hafa í huga ...

  • Rafrænir reikningar skulu sendir samdægurs.  
  • Reykjavíkurborg áskilur sér 30 daga greiðslufrest nema að um annað hafi sérstaklega verið samið.  
  • Ef reikningur er ekki sendur á réttan stað eða ber ekki með sér nægar upplýsingar til að staðfesta réttmæti hans gildir ekki fyrirheit um greiðslufrest.
  • Allir reikningar eru sendir í rafræna uppáskrift og þurfa samþykki a.m.k. tveggja starfsmanna áður en þeir eru greiddir. 
  • Nánari uppl. um innkaup Reykjavíkurborgar má finna á vef Innkaupadeildar.
  • Birgjar sem vilja grennslast fyrir um stöðu reikninga sinna hjá Reykjavíkurborg snúi sér til þjónustuvers Reykjavíkurborgar í síma 4 11 11 11.
  • Telji birgi sig eiga kröfu um greiðslu dráttarvaxta, getur hann borið upp kröfu sína í tölvupósti á netfangið bokhald@reykjavik.is. Í tölvupóstinum þarf að koma fram vegna hvaða reiknings dráttarvaxta krafan er tilkomin.

Fyrirspurnir og/eða ábendingar

Ef nánari upplýsinga er óskað vegna rafrænna reikninga má hafa samband við Agresso sérfræðinga Fjármála- og áhættustýringarsviðs Reykjavíkurborgar í síma 4 11 11 11 eða senda fyrirspurn á neftfangið rafraenir.reikningar@reykjavik.is.